Ведение архива — это обязательная часть деятельности любой компании. Однако содержание архива в офисе создаёт проблемы: от нехватки пространства до рисков повреждения. Всё больше компаний в Алматы передают документы на архивное хранение за пределами офиса. Эта статья — практический гид по услуге архивного хранения и её выгоде для бизнеса.
Подробнее:
Что включает услуга архивного хранения документов
Архивное хранение — это размещение документов в специализированных условиях с соблюдением температурного режима, влажности, противопожарной и охранной безопасности.
Основные составляющие услуги:
- Прием и регистрация документации
- Архивная обработка: сортировка, нумерация, упаковка
- Каталогизация и учет в цифровой базе
- Хранение документов в защищенном складе
- Выдача или доставка по запросу
- Уничтожение после окончания срока хранения
Эта услуга особенно востребована компаниями, которым важно соответствие требованиям РК по документообороту.
Почему стоит отказаться от хранения документов в офисе
Офисное хранение кажется удобным, пока архив не начинает занимать целую комнату. Вот основные причины, почему бизнесу выгодно передать документы на внешнее хранение:
1. Экономия офисного пространства
- Архив занимает до 10–20% площади
- Вместо бумаги можно разместить сотрудников или технику
2. Снижение рисков
- В офисе чаще случаются протечки, пожары, несанкционированный доступ
3. Повышение безопасности
- Архив в GetSklad охраняется, оборудован сигнализацией и системой видеонаблюдения
4. Централизация и порядок
- Электронный учёт и быстрый поиск нужного документа по базе
5. Лёгкий доступ при необходимости
- Доставка или выдача документа возможна по звонку или через приложение
Кому особенно выгодно внеофисное архивное хранение
1. Бухгалтерия и аудит
- Хранение первичных документов, актов, счетов, деклараций
2. Юридические отделы
- Контракты, протоколы, судебные дела
3. Медицинские и образовательные учреждения
- Карточки, журналы, экзаменационные ведомости
4. Торговые и логистические компании
- Накладные, товарные отчеты, ТТН
5. IT и e-commerce
- Архивы данных, лицензий, заявок и тикетов
Компании, которые стремятся оптимизировать издержки и повысить безопасность данных, выбирают услугу хранения в GetSklad.
Преимущества хранения архива в GetSklad
GetSklad предлагает автоматизированное и современное решение архивного хранения в Алматы. Вот его ключевые преимущества:
1. Полный контроль и безопасность
- Видеонаблюдение 24/7
- Противопожарная система
- Бесключевой доступ через приложение
2. Широкий выбор боксов
- Размер от 1 до 50 м²
- Есть боксы на антресольном уровне
- Индивидуальный подбор под объем архива
3. Экономия времени и средств
- От 6000 тенге за м²
- Нет затрат на персонал, охрану, аренду офиса
4. Простота доступа
- Онлайн-управление архивом
- Гостевой доступ по запросу
5. Интеграция с услугой переезда
- GetMoving доставит документы от офиса до бокса
Как передать документы на архивное хранение — пошагово
Шаг 1: Подготовка документов
- Проведение инвентаризации
- Выделение тех, что подлежат длительному хранению
Шаг 2: Архивная обработка
- Формирование дел, оформление описей
Шаг 3: Упаковка и доставка
- Используются коробки/боксы, доставка через GetMoving
Шаг 4: Заключение договора с GetSklad
- Указываются сроки, объёмы, доступ и условия
Шаг 5: Размещение и регистрация
- Документы заносятся в электронную базу и размещаются в выбранной ячейке
Часто задаваемые вопросы об услуге
- Сколько стоит хранение архива в Алматы? От 6000 тенге за 1 м². Цена зависит от объема и срока.
- Как получить доступ к архиву? Через мобильное приложение или по предварительному запросу.
- Выдаются ли документы по требованию? Да. Можно заказать доставку или забрать самостоятельно.
- Можно ли заключить договор онлайн? Да. У нас доступны онлайн-бронирование и удаленное подписание договора.
- Что будет с документами после окончания срока хранения? По вашему выбору — продление хранения или утилизация с актом.
Хранение архива вне офиса — это шаг к системному, безопасному и экономному управлению документацией. Вместо переполненных шкафов и рисков — профессиональный подход и цифровой контроль.
Закажите архивное хранение документов в Алматы уже сегодня и получите бесплатную консультацию от специалистов GetSklad!
Что включает услуга архивного хранения документов
Архивное хранение — это размещение документов в специализированных условиях с соблюдением температурного режима, влажности, противопожарной и охранной безопасности.
Основные составляющие услуги:
- Прием и регистрация документации
- Архивная обработка: сортировка, нумерация, упаковка
- Каталогизация и учет в цифровой базе
- Хранение документов в защищенном складе
- Выдача или доставка по запросу
- Уничтожение после окончания срока хранения
Эта услуга особенно востребована компаниями, которым важно соответствие требованиям РК по документообороту.
Почему стоит отказаться от хранения документов в офисе
Офисное хранение кажется удобным, пока архив не начинает занимать целую комнату. Вот основные причины, почему бизнесу выгодно передать документы на внешнее хранение:
1. Экономия офисного пространства
- Архив занимает до 10–20% площади
- Вместо бумаги можно разместить сотрудников или технику
2. Снижение рисков
- В офисе чаще случаются протечки, пожары, несанкционированный доступ
3. Повышение безопасности
- Архив в GetSklad охраняется, оборудован сигнализацией и системой видеонаблюдения
4. Централизация и порядок
- Электронный учёт и быстрый поиск нужного документа по базе
5. Лёгкий доступ при необходимости
- Доставка или выдача документа возможна по звонку или через приложение
Кому особенно выгодно внеофисное архивное хранение
1. Бухгалтерия и аудит
- Хранение первичных документов, актов, счетов, деклараций
2. Юридические отделы
- Контракты, протоколы, судебные дела
3. Медицинские и образовательные учреждения
- Карточки, журналы, экзаменационные ведомости
4. Торговые и логистические компании
- Накладные, товарные отчеты, ТТН
5. IT и e-commerce
- Архивы данных, лицензий, заявок и тикетов
Компании, которые стремятся оптимизировать издержки и повысить безопасность данных, выбирают услугу хранения в GetSklad.
Преимущества хранения архива в GetSklad
GetSklad предлагает автоматизированное и современное решение архивного хранения в Алматы. Вот его ключевые преимущества:
1. Полный контроль и безопасность
- Видеонаблюдение 24/7
- Противопожарная система
- Бесключевой доступ через приложение
2. Широкий выбор боксов
- Размер от 1 до 50 м²
- Есть боксы на антресольном уровне
- Индивидуальный подбор под объем архива
3. Экономия времени и средств
- От 6000 тенге за м²
- Нет затрат на персонал, охрану, аренду офиса
4. Простота доступа
- Онлайн-управление архивом
- Гостевой доступ по запросу
5. Интеграция с услугой переезда
- GetMoving доставит документы от офиса до бокса
Как передать документы на архивное хранение — пошагово
Шаг 1: Подготовка документов
- Проведение инвентаризации
- Выделение тех, что подлежат длительному хранению
Шаг 2: Архивная обработка
- Формирование дел, оформление описей
Шаг 3: Упаковка и доставка
- Используются коробки/боксы, доставка через GetMoving
Шаг 4: Заключение договора с GetSklad
- Указываются сроки, объёмы, доступ и условия
Шаг 5: Размещение и регистрация
- Документы заносятся в электронную базу и размещаются в выбранной ячейке
Часто задаваемые вопросы об услуге
- Сколько стоит хранение архива в Алматы? От 6000 тенге за 1 м². Цена зависит от объема и срока.
- Как получить доступ к архиву? Через мобильное приложение или по предварительному запросу.
- Выдаются ли документы по требованию? Да. Можно заказать доставку или забрать самостоятельно.
- Можно ли заключить договор онлайн? Да. У нас доступны онлайн-бронирование и удаленное подписание договора.
- Что будет с документами после окончания срока хранения? По вашему выбору — продление хранения или утилизация с актом.
Хранение архива вне офиса — это шаг к системному, безопасному и экономному управлению документацией. Вместо переполненных шкафов и рисков — профессиональный подход и цифровой контроль.
Закажите архивное хранение документов в Алматы уже сегодня и получите бесплатную консультацию от специалистов GetSklad!
