Ведение архива организации: основные правила, сроки и кто за это отвечает

Зачем организации вести архив документов

Ведение архива позволяет обеспечить сохранность юридически значимых документов и оперативный доступ к ним в случае проверок, споров или аудита. Это особенно актуально для бухгалтерии, кадров, договоров и управленческих решений.

Архив помогает:

• соблюдать требования законодательства;
• доказывать правоотношения с сотрудниками и контрагентами;
• снижать юридические риски;
• упрощать внутренние бизнес-процессы.

Хранение должно быть организовано в соответствии с типовыми перечнями документов, утверждёнными архивными службами Казахстана.

Кто отвечает за архивное хранение в организации

Ответственность за архивные документы зависит от масштаба компании:

• В малом бизнесе это может быть директор или бухгалтер.
• В средней организации — делопроизводитель или офис-менеджер.
• В крупной компании — штатный архивариус или архивный отдел.

Важно закрепить обязанности документально: приказом или должностной инструкцией. Также рекомендуется разработать положение об архиве, в котором описаны процедуры хранения, доступа и уничтожения документов.

Какие документы нужно хранить в архиве

Основные категории архивируемых документов:

• кадровые документы (личные дела, приказы, заявления);
• бухгалтерские бумаги (акты, счета, отчётность);
• договоры и приложения к ним;
• учредительные документы;
• внутренние приказы, протоколы, служебные записки.

Для каждой категории предусмотрен конкретный срок хранения — он зависит от значимости документа.

Сроки хранения документов: таблица

Документы постоянного хранения (например, устав) необходимо сберегать бессрочно. Остальные — в пределах, установленных законодательством.

Как организовать архив в компании

Этапы правильной организации:

1. Подготовка дел: сшивка, нумерация листов, оформление обложек.
2. Систематизация: группировка по видам и хронологии.
3. Создание описи: учёт дел по номеру и краткому описанию.
4. Обеспечение условий хранения: защита от влаги, света, постороннего доступа.

Компании, не имеющие специально оборудованных помещений, часто используют услуги аренды архивных помещений или складов.

Где хранить архив: сравнение решений

Современные склады, такие как GetSklad, предлагают индивидуальные боксы с видеонаблюдением и онлайн-доступом.

Как выбрать место для хранения архива

При выборе учитывайте:

• безопасность (охрана, сигнализация, противопожарная система);
• круглосуточный доступ;
• наличие автоматизации (доступ через смартфон);
• территориальную доступность;
• возможность заключения договора на юридическое лицо.

В Алматы вы можете арендовать архивный бокс в GetSklad — с выбором от 1 до 50 м².

Сколько стоит хранение архива в Алматы

Цена зависит от срока аренды и объёма, скидки возможны при аренде от 6 месяцев.

Что входит в услугу архивного хранения в GetSklad

• индивидуальный бокс нужного размера;
• договор с юридическим лицом;
• круглосуточный доступ через приложение;
• видеонаблюдение и пожарная сигнализация;
• помощь при переезде архива (услуга GetMoving);
• поддержка при расчёте нужной площади.

Этапы организации хранения архива с GetSklad

1. Выбор ближайшего склада на карте.
2. Расчёт объёма документов.
3. Заключение договора (онлайн/офлайн).
4. Доставка документов на склад.
5. Размещение и фиксация описи.
6. Контроль доступа и состояния архива.

Преимущества GetSklad для хранения архива

• Автоматизированный доступ 24/7.
• Контроль температуры и влажности.
• Поддержка юридических лиц.
• Надёжные склады в Алматы.
• Безопасность и видеонаблюдение.
• Удобство управления через приложение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли заключить договор на юрлицо?
  Да, предоставляются все необходимые документы для бухгалтерии.
• Как осуществляется доступ к архиву?
  Через приложение GetSklad — в любое время, без ключей и персонала.
• Какие документы запрещено хранить?
  Личные данные третьих лиц без оснований, ценные бумаги, опасные вещества.
• Есть ли страхование?
  Склады оборудованы видеонаблюдением и противопожарной защитой. Дополнительно можно оформить страхование содержимого.

Почему бизнес выбирает GetSklad для архивного хранения

• Первые автоматизированные склады хранения в Центральной Азии.
• Удобное приложение с мгновенным доступом.
• Прозрачная тарификация.
• Профессиональное сопровождение на всех этапах.
• Аренда возможна от 1 м² на срок от 1 месяца.

Готовы навести порядок в документах? Оформите архив на хранение прямо сейчас

Сэкономьте место в офисе и обеспечьте безопасность важных бумаг — арендуйте бокс в GetSklad.
Оформление за 10 минут, поддержка на каждом этапе и надёжность 24/7.
Позвоните по телефону +7 (705) 111-00-20 или оставьте заявку на сайте https://getsklad.kz.

Архивное хранение документов в Алматы — бизнес-класс

Нужна безопасность и быстрый доступ к делам? Выберите Архивное хранение документов с круглосуточным доступом — решение Архивное хранение 24/7. Мы берем на себя Ведение архива организации: прием, учет, оцифровка. Доступны комплексные Архивные услуги и прозрачные тарифы — Платные архивные услуги. Для компаний — специализированные Архивные услуги для бизнеса, включая Хранение документов бухгалтерии и кадров. Адреса и доступность — Склады в Алматы. Смотрите мировой опыт: Self storage Dubai